Son et Lumière
– Présentation du bilan global
Le bilan global du spectacle est très bon. Les excellents retours sont la preuve de l’impact positif du spectacle sur le public, dont les attentes ont été largement dépassées.
Tout était parfait pour les spectateurs : de l’organisation générale (accueil du public) au spectacle, exceptionnel pour une première édition.
L’énergie positive du groupe a été ressentie par l’ensemble des bénévoles, et même par le public.
– Tour de table des remarques sur l’organisation, la préparation, la présentation du spectacle
Nous distinguerons ici la phase de préparation du spectacle (phase 1), la phase d’installation et de désinstallation des lieux du spectacle (phase 2)
POINTS A AMELIORER
Bénévoles
La plupart des axes d’amélioration qui ont été soulevés font référence à la surcharge de travail de travail durant les deux phases, qui s’est traduite par une accumulation de fatigue, par une sensation de pression trop élevée. Un manque de temps de partage avec les autres bénévoles, mais également avec le public à la fin du spectacle, a également été soulevé. Tout cela se traduit finalement par un manque de bénéfices personnels.
Un manque d’équité a parfois été ressenti entre les bénévoles.
Axes d’amélioration :
– Meilleure cohésion avec le groupe et avec le public :
– Haie d’honneur formée par les acteurs et bénévoles pour conduire le public vers la sortie à la fin du spectacle
– Dresser un espace de vie confortable pour les bénévoles sur le site, qui sert de QG pour manger, dormir, regrouper le matériel, les informations (plans…)
– Attention aux prises de position et aux interventions parasites
– Revoir le paiement des places par les bénévoles (le remplacer par une cotisation annuelle ?)
– Casting plus sévère pour les prochains spectacles
– Meilleure répartition des responsabilités :
– Importance de la diversification des responsabilités pour alléger les charges de travail
– Assignez clairement des responsabilités spécifiques à chaque bénévole
– Assigner aux bénévoles les tâches et responsabilités qui leur correspondent
– Evaluer préalablement le nombre de bénévoles nécessaires à l’organisation
– Meilleure coordination :
– Feedbacks réguliers avec les responsables
– Feedbacks réguliers de chaque responsable avec son équipe
– Outil de gestion de projet (Trello, Asana, Slack) à étudier
– Formation entre bénévoles :
– Formations pour les bénévoles moins expérimentés sur certaines tâches
– Gain de temps et d’énergie pour l’installation :
– Etaler l’installation sur un temps plus long
– Assigner des tâches qui correspondent aux conditions physiques de chaque bénévole
– Mobiliser davantage de bénévoles
– Prendre des prestataires sur certaines tâches (pour les gardes de nuit notamment)
– Proposer aux personnes du villages d’apporter des repas pour les bénévoles
Sponsors
Les remerciements des sponsors ont manqué. Le problème technique de Eric Leplin nous a empêché d’afficher les logos durant le discours d’introduction.
Axes d’amélioration :
– Prévoir une zone sponsors pour les prochains spectacles
Repas
Le litige avec les Tisons a été résolu, malgré une certaine malhonnêteté de la gérante. Nous ne souhaitons plus travailler avec eux dans le futur.
Par ailleurs, la gestion des réservations n’était pas simple.
Axe d’amélioration :
– Pour les prochains spectacles, inviter plusieurs foodtrucks à venir faire de la vente sur place
Communication avec les parents :
Axe d’amélioration :
– Pour les répétitions, s’intéresser à l’application Spond (ajouté après la réunion)
– Pour clarifier la demande de costumes aux parents, envoyer des photos de ce que nous souhaitons
Accès PMR :
L’accès au repas depuis la zone PMR n’était pas idéal
Tarif :
Le tarif du spectacle est à revoir à la hausse pour les prochaines éditions
Positif :
• Organisation
• Histoire, fil conducteur
• Décente dans le publique
• Emotion à la sortie d’Erix
• Retour des secteurs à la sortie
• Adaptation de tout le monde
• Possibilité de voir et de vivre le spectacle
• Chance de travailler avec de nombreux professionnels
• Organisation 1 an à l’avance qui a permis d’ajouter des choses d’une grande qualité
• Coloriage pour que les enfants s’occupent et se déstressent
– Délibération sur la programmation de ce même spectacle l’année prochaine / Orientation sur notre prochain spectacle
Hypothèses de refaire le spectacle l’année prochaine ou dans deux ans
Refaire exactement le même spectacle ? modifier le mapping ?
Création d’un nouveau spectacle ?
Préparation de la fête de remerciement des bénévoles, partenaires, prestataires (20min)
Invitation (environs 300 personnes) :
• « Parents autorisés pour les mineurs »
• 1 place par bénévole / par acteurs
• 2 places par sponsor / par partenaire / par prestataires
Déroulement :
• Accueil à 18h30
• Discours à 18h45
• Film à 19h15
• Apéritif dinatoire + Concert à 20h30
Vente d’album photo sur place ?
Prendre ses billets gratuitement sur helloasso
Details apéritif dinatoire :
• Gâteau battu
• Macaron pasquier Vron
• Devis (central fraix, Epagne-Epagnette)
Préparation de l’AG
Nouveaux membres du conseil d’administration doivent attendre 2 ans pour pouvoir postuler au bureau.
Ajout de nouveau membre au sein du conseil d’administration
Préparation de la fête de la science
13h30-17h30
Trouver des questions sur les thèmes du sport ou de la science
A chaque bonne réponse on donne une pièce de la maquette du moulin
Stand avec les 2 enceinte avec musique, affiche sur tous les évènements organisés, formulaire membre asso, affiche logo Zhironloins
Demander des grilles à organisateur
Course de Noël
Dans l’attente d’une date de réunion
Débarrassage Préfabriqué
Réserver journée pour vider le préfabriqué